Angebotsphase
Wenn ein Kunde ein Angebot wünscht oder wir eigner Initiative, ein Angebot erstellen, so ist für dieses Angebot ein eigenes Ticket zu erstellen. Das Ticket hat das Hilfethema „Angebot“.
In diesem Ticket wird im Dialog mit dem Kunden die Details des Angebots geklärt werden.
Sind alle Fragen des Kunden beantwortet so wird das Angebot in fastBill erstellt, runtergeladen und über das Ticketsystem als Anhang in der Antwort versendet.
In der Antwort fordern wir den Kunden höflich auf das Angebot per Email mit einem Zweizeiler (Siehe Automatische Antworten) zu bestätigen, sollte es Ihm zusagen. Wenn es fragen zu dem gesendet Angebot gibt, so werden diese in der Ticketkonversation geklärt und festgehalten.
Bei Bedarf wird eine neues Angebot erstellt und erneut dem Kunden zugesandt, bis der Kunde entweder das Angebot ablehnt oder bestätigt.
Wichtig dabei ist das im fastBill bei jedem Angebot, als interne Notiz festhalten wird, dass das Angebot per Ticketsystem mit Ticketnummer 000XX versendet wurde. Das gleiche gilt auch für Auftragsbestätigungen und Rechnungen.
Dokumentenversandt in fastBill richtig dokumentieren
Auftragsbestätigung
Wenn der Kunde das Angebot bestätigt hat, so wird eine Zusammenfassung des genauen Sachverhaltes mit allen wichtigen Informationen erstellt.
Dieser Antwort hängen wird dann auch die pro Forma Auftragsbestätigung mit gesendet. Diese muss nicht mehr bestätigt werden, sondern ist nur zur Ablage gedacht, da der Kunde zuvor ja schon mit der Bestätigung des Angebots und beauftragt hat.
Umsetzungsticket
Diese Antwort senden wir dann noch einmal den Kunden zu und erstellen direkt danach aus dieser Zusammenfassung ein neues Umsetzung/Implementierungs-Ticket. Somit sind beide Tickets miteinander verlinkt und jeder kann genau Nachvollziehen wie der Verlauf war. Weiterführende Informationen hierzu findet sich in dem FAQ-Eintrag „Separation of Concerns“.
Dieses beschäftigt sich dann nur noch damit im Dialog mit dem Kunden die Umsetzung zu dokumentieren. Das Hilfethema bei Umsetzungstickets ist immer „Arbeitsauftrag“.
Zusätzliche Kosten
Sollte sich während der Umsetzung aus irgendeinem Grund ergeben, dass für den Kunden zusätzliche Kosten anfallen so ist dieser direkt im Umsetzungsticket darüber zu informieren.
Rechnung
Ist die Umsetzung fertiggestellt, so wird erneut ein Resümee erstellt und dem Kunden mit der im fastBill erstellten Rechnung im Anhang gesendet und das Ticket als gelöst markiert. Auch hier nochmal darauf achten, dass dies wie oberen Abschnitt „Dokumentenversandt in fastBill richtig dokumentieren“ richtig vermerkt wird.